Orga insights t3cmallorca14

Als Teilnehmer ist das TYPO3camp Mallorca jedes Jahr ein Highlight. Schon bedingt durch das warme Klima ergibt sich eine ganz einzigartige, entspannte Atmosphäre. Doch das war es nicht, was das TYPO3camp Mallorca dieses Jahr zu etwas Besonderem gemacht hat. Es war etwas anderes. Und das merkten auch die Teilnehmer…

Wie schon erwähnt, fand am vergangenen Wochenende von 12.-14. September das 3. Internationale TYPO3camp Mallorca statt und wir waren, wie bereits seit Entstehung dieses Barcamps 2012, nicht nur als Teilnehmer, sondern vor allem im Kreise der Organisatoren anzutreffen. In den vergangenen Jahren waren wir jedoch eher das, was man als Co-Organisator, bezeichnen würde. Wir konnten uns auf die Fahne schreiben, mitgemacht zu haben, hatten allerdings mit der reellen Organisation wenig am Hut. Gerade in Bezug auf die kopfzerbrechenden Themen wie internationale oder besser gesagt interkulturelle Kommunikation, Teilnehmeraktivierung und Budgetierung waren wir außen vor und konnten uns entspannt zurücklehnen, indem wir diese Verantwortung anderen überließen. Dieses Jahr sollte das anders sein.

Einmal Reboot, bitte!

Das Organisatorenteam der vergangenen Jahre hatte sich also aufgelöst und es musste ein neuer, effizienter und partnerschaftlicher Arbeitskreis zusammenfinden, der mit unterschiedlichen Kompetenzbereichen die Planung und Organisation dieses Events stemmen können musste. Zu Beginn hat uns als Semi-Newbie das zugegebenermaßen schon etwas nervös gemacht. Raus aus der Komfortzone, in der wir uns die letzten Jahre bewegten, hinein in die Rolle des Hauptorganisators mit einem komplett neuen Team und ohne eine Ahnung, wie die Zusammenarbeit zwischen vier gestandenen und vor allen Dingen nicht eingespielten Unternehmen werden wird. Eine spannende Challenge.

Challenge accepted.

Man muss sagen: wir konnten es nicht besser treffen. Mit drei sehr interessanten Unternehmen, von denen jedes sich schwerpunktmäßig mit ganz verschiedenen Fähigkeiten und Qualifikationen einbringen konnte, war jedes Einzelne eine wahre Bereicherung. Screen Shot 2014-09-19 at 12.37.35 Mit Pagemachine, einer Frankfurter Agentur, haben wir einen Partner gewonnen, der ganz neue kreative Impulse setzte hat sowie, ganz nebenbei das Design neu gestaltete und eine neue, auf TYPO3 Neos basierende Website aus dem Boden stampfte. Ihnen hatten wir letztlich auch die wunderbar gestaltete Printausstattung vor Ort zu verdanken, wie den Sessionplan und all die wegweisende Beschilderung, die uns vor dem Verirren bewahrt hatte.

WegweiserNeos Website

Die international aktive Holding Reply, die nicht nur spontan beschloss, das TYPO3camp Mallorca mit drei hochwertigen Kickern, die natürlich auf keinem TYPO3camp fehlen dürfen, zu versorgen, sondern außerdem mit theboat.house die bis dato schönste und eindrucksvollste Partylocation lieferte.

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Foto: Kicker von Reply; Fotografen: Riona Kuthe von jweiland.net und Wolfgang Wagner von jweiland.net

Sitegeist, unsere Hamburger, machten das Team komplett. Sie haben Merchandising auf ein ganz neues Qualitätsniveau gehoben, das kaum zu toppen ist. Mit ihrem Angebot haben sie einen neuen Maßstab im Umfeld der TYPO3 Camps gesetzt:

T-Shirt T-Shirt_hintenWasserballPin Foto: Merchandising Artikel von Sitegeist; Fotografen: Riona Kuthe von jweiland.net und Patrick Lobacher von +[werk]

– einzigartiges T-Shirt Design, das man tatsächlich auch mal selbstbewusst in der Öffentlichkeit außerhalb der TYPO3 Szene tragen kann,

– Wasserbälle, die im kommenden Urlaub an die wundervolle Zeit zurückdenken lassen und

– Pins, durch die man die Erinnerung an das TYPO3camp immer und überall dabei haben kann.

15253664001_c56c6d722c_h Foto: Organisator Sven Ditz beim Überreichen des „Sponsoren Canvas“ an Premiumsponsor Jochen Weiland; Fotografin: Riona Kuthe von jweiland.net von rechts: Sven Ditz von Sitegeist und Jochen Weiland von jweiland.net 

Das war den Jungs und Mädels aber nicht genug. Sie haben sich überlegt, wie man den Sponsoren, die dieses Camp erst ermöglichen, eine Freude machen beziehungsweise diese Freude nachhaltiger machen kann. So haben sie die “Sponsoren Canvas” etabliert, die den Sponsoren – und auch Organisatoren – am Ende der Veranstaltung, als ganz besondere Erinnerung überreicht wurde. Hiermit haben sie sich selbst übertroffen. Außerdem haben sie die komplette Social Media Kommunikation auf Facebook, Twitter & Co geleitet. Nicht zu vergessen, haben sie – wie bemerkenswerterweise alle im diesjährigen Orgateam – ihr Herzblut in die Veranstaltung gesteckt.


15233751106_b363986dd9_o Foto: Die Mädels von der Orga (leider nicht vollständig); Fotografin: Riona Kuthe von jweiland.net von rechts: Kristin Schmidt und Sina Schulz von Sitegeist, Carola Hein und Sandra Hofmann von Marit AG

Mit so einem tollen Team konnten wir uns also in der Vorbereitung auf die Hintergründe konzentrieren: Bereiche, die wir in den vergangenen Jahren eher weniger erkunden durften, wie die Abstimmung mit dem Hotel, den Veranstaltern, den Sponsoren; sowie der Verantwortung für die Finanzierung, der Hauptmoderation vor Ort (Li-La-Laune-Bär Jens) und dem Projekt- bzw. Eventmanagement (u.a.die City Tour mit der schwedischen Spanierin Maggie). Auch die Sponsorensuche durften wir schwerpunktmäßig übernehmen.

Auf in neue Sphären

Alles in allem sind wir im Organisatorenteam über uns hinausgewachsen und haben Beeindruckendes geschafft – ganz neben dem täglichen Geschäft – und haben dabei viel gelernt. Denn natürlich lief nicht alles immer rund. Viele Dinge sind als Besucher so selbstverständlich, dass sie dann als Organisator völlig in Vergessenheit geraten, wie beispielsweise die Tatsache, dass man Teilnehmer für ein Camp braucht und diese erst aktiviert werden müssen. Denn ohne Teilnehmer, kein TYPO3camp. Nachdem uns das bewusst wurde, blieb uns leider nicht genügend Zeit, die Anzahl der gerade internationalen Teilnehmer zu gewinnen, die wir uns gewünscht hätten. Erstaunlicherweise wurde diese Tatsache auf dem Camp zum Teil sogar lobend erwähnt, da die Teilnehmerzahl natürlich maßgeblichen Einfluss auf die Atmosphäre in dieser gemeinsamen Zeit hat. Nun interessiert uns, wie du das siehst. Wie viele Teilnehmer braucht eigentlich so ein Camp, um “gut” zu sein und wie hoch wünschst du dir die Quote der internationalen Teilnehmer? Und die viel wichtigere Frage: Hast du eine Idee, wo sich diese internationalen Teilnehmer verstecken und wie wir sie hervorlocken können?

15039691890_0c0fe6ce0c_k15255391005_fdcaec4b82_k Foto: Freitagsevent Boathouse und Samstagsevent ciento13; Fotograf: Wolfgang Wagner von jweiland.net 

Lessons Learned

Wie schon erwähnt, konnten wir bei der Organisation in diesem Jahr viel mitnehmen. So sind wir in Gedanken schon bei der Organisation des TYPO3camp Mallorca 2015. Wir überlegen nun, ob wir das Camp nicht wie gewohnt im Herbst, sondern bereits im Frühjahr wiederholen, da es im Herbst einen Terminkonflikt mit dem TYPO3camp München gibt. Dieses ist jetzt eine Woche später. Was hältst du von diesem Vorschlag? Außerdem haben wir eine Idee wie wir doch den ein oder anderen internationalen TYPO3 Enthusiasten für die Teilnahme begeistern können: Wir etablieren die “Local Heroes”. Das sind Community Mitglieder außerhalb der D-A-CH Länder, die beim Werben von weiteren Teilnehmern Vergünstigungen / Specials erhalten. Bist du dabei? Unser dritter Einfall hat wieder etwas mit der Internationalität zu tun sowie nun auch der Qualität der Sessions. Wir möchten für das kommende TYPO3camp Mallorca schon vorab hochkarätige Speaker mit internationalem Hintergrund organisieren. So können wir das Event auch inhaltlich noch besser machen. Wie siehst du das?

15255024772_3d650e33c9_k Foto: TYPO3camp Mallorca 2014; Fotograf: Wolfgang Wagner von jweiland.net 

Abschließend möchten wir noch einmal betonen, wie viel Spaß uns nicht nur das TYPO3camp Mallorca selbst, sondern auch die Organisation und Planung gemacht hat. Wir freuen uns schon auf das nächste Jahr mit euch!

Deine Sandra

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Veröffentlicht unter TYPO3 Events
Ein Kommentar auf “Orga insights t3cmallorca14
  1. Julian Hofmann sagt:

    Hallo!

    Auch an dieser Stelle nochmal ein dickes Danke an alle, die hinter der Organisation des Camps steckten. Ohne Euch (und die Sponsoren) wäre ein solches Camp nicht möglich. Danke!

    Was die Größe angeht bin ich zwiegespalten. Wie bereits bei der t3board ist ein kleinerer Teilnehmerkreis zwar förderlich für das Networken, weil man eher mit den gleichen Leuten zusammentrifft, Gespräche fortführt oder Themen verteift. Auf der anderen Seite werden manche Möglichkeiten eingeschränkter (Mengenrabatte in der Orga, Alleinnutzung von Locations/Herbergen, …).
    Fände einem Kompromiss zwischen 90 und 180 schön – vielleicht 130.

    Terminlich finde ich das Camp wunderbar passend. In den letzten drei Jahren lag es jeweils in einer Phase, als in Deutschland der Herbst bereits Einzug erhalten hatte, man zuhause kaum noch T-Shirts tragen konnte, geschweigedenn bis in die Nacht hinein mit Freunden draußen sitzen und plauschen konnte. Da kam das Camp mit sommerlichen 30 Grad mir immer sehr recht, war nochmal ein schöner Abschluss der Sommersaison des Jahres.

    Zum Thema der geringen internationalen Teilnehmern: bin mir nichts o sicher, ob die Teilnahme wirklich so gering ist, oder ob wir (als Deutschsprachler) es nur so wahrnehmen. Ist denn die Verbreitung von TYPO3 auch so stark außerhalb von DACH? Verteilt sich der Teilnehmerkreis vielleicht entsprechend (und ist aufgrund stärkerer Verbreitung in DACH auch stärker)?
    Das sicherlich beste Mittel, um teilzunehmen ist, dass man bereits einmal da war, einmal die hammermäßige TYPO3-Community erlebt hat.

    Viele Grüße
    Julian

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